Política de tratamiento de datos

Gallagher Consulting Ltda. (en adelante Gallagher o la compañía) es respetuosa de los datos personales e información que le suministran sus clientes actuales, pasados y potenciales, sus Empresas Aliadas, sus proveedores, sus visitantes, sus colaboradores y cualquier otro tercero (en adelante, los Titulares). De acuerdo con lo anterior, en la presente política de privacidad se establecen las finalidades, medidas y procedimientos de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente política.

A los Titulares les informamos que al suministrar sus datos personales para la adquisición de los productos y servicios ofrecidos, la presentación de quejas o reclamos, la celebración de contratos con Gallagher, el ingreso a las instalaciones de Gallagher y/o la aceptación expresa o inequívoca de acuerdos de confidencialidad y formatos de vinculación, implica la aceptación de los Titulares de la presente Política de Privacidad y su autorización para los usos y tratamientos de datos que aquí se describen.

1. Responsable y encargado del tratamiento de datos.
Salvo en los casos en donde el tratamiento sea realizado por cuenta de otra persona, el responsable del tratamiento de datos personales de los Titulares estará a cargo de la sociedad Gallagher Consulting Ltda., identificada con número de identificación tributaria Nit. 901.024.978-1; con domicilio y dirección en la Avenida Carrera 19 # 120-71. Oficina 513, Bogotá, Colombia. En caso de reclamos, consultas o peticiones sobre datos personales, podrá enviar su reclamación a la dirección indicada o al correo electrónico col.habeasdata@ajg.com
2. Definiciones

a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales bajo las directrices de la presente política.
b. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales físicos o digitales que sea objeto de Tratamiento.
c. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.
d. Dato Sensible: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o ﬁlosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
e. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
f. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
g. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
h. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
i. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
j. Empresas Aliadas: Se entenderán como empresas aliadas a todas las compañías de Arthur J Gallagher & Co en el mundo y terceros con los que Gallagher tiene vínculos societarios y comerciales.

3. Finalidad del tratamiento de datos

Las bases de datos de Gallagher tienen como finalidades principales:

a. La comunicación con los Titulares para efectos comerciales o de mercadeo.
b. El desarrollo de proyectos, productos y concursos.
c. La socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales.
d. La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales, técnicos y calificación de riesgo.
e. Consultar, reportar y actualizar información comercial, crediticia y financiera en centrales de riesgo y/o bases de datos con el mismo fin.
f. La implementación de estrategias comerciales, laborales, organizacionales y de mercadeo. Para esto, autoriza expresamente a Gallagher y sus Empresas Aliadas para contactarlo por cualquier medio de comunicación o plataforma tecnológica, entre las cuales podrá ser contactado, pero sin limitarse, a través de comunicaciones de productos a través de correspondencia física a su dirección, llamadas, correo electrónico, SMS y otros medios de comunicación tecnológicos.
g. El control y la preservación de la seguridad en Gallagher.
h. Dar cumplimiento a las obligaciones impuestas por leyes y normas en cabeza de Gallagher.
i. Cualquier otro requerimiento generado por el vínculo laboral, comercial y social entre Gallagher, los interesados y sus Empresas Aliadas.

4. Forma de obtención y datos suministrados

Gallagher podrá pedir expresamente a los Titulares o recolectar de su comportamiento los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de las Bases de Datos, los cuales podrán ser -entre otros- su nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, hábitos de consumo y necesidades, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, lugar de trabajo, referencias e historia laboral, necesidades e intereses, licencia de tránsito, licencia sanitaria para el transporte de alimentos, información sobre la administradora de riesgos laborales (ARL), y la empresa promotora de salud (EPS), libreta militar, imágenes en cámaras de vigilancia u otro tipo de formatos y demás información personal que pueda conocer.
Los datos podrán ser suministrados explícitamente a Gallagher mediante formatos de ingreso o vinculación, recolectados personalmente a través de sus empleados, prestadores de servicios o representantes comerciales, obtenidos mediante consulta a terceros que administren bases de datos o recolectados de las operaciones de análisis de mercado, de grupos objetivo, adquisición de los productos o servicios que son ofrecidos por Gallagher, o de los comportamientos de los Titulares como reclamaciones, solicitudes de cotización, encuestas, propuestas, ofertas, visita de las instalaciones, de participación en proyectos, programas y eventos, entre otros.

5. Tratamiento de los datos personales almacenados en las bases de datos de Gallagher

Gallagher solo almacenará, usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de los Titulares para las finalidades descritas en esta Política o en las leyes vigentes, sin perjuicio del derecho que le asiste al Titular de manifestar en cualquier momento la limitación modificación de las finalidades de la autorización.
En adición a lo mencionado en otras cláusulas, el Titular expresamente autoriza a Gallagher para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias:

a. Establecer comunicación entre Gallagher, las Empresas Aliadas y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente Política, por cualquier medio de comunicación.
b. Efectuar o implementar la adquisición u oferta de productos o servicios por parte de Gallagher.
c. Auditar, estudiar y analizar la información de la Base de Datos para diseñar estrategias comerciales y aumentar y/o mejorar los productos y servicios que ofrece Gallagher y las Empresas Aliadas.
d. Combinar los datos personales con la información que se obtenga de las Empresas Aliadas o enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas.
e. Auditar, estudiar y analizar la información de la Base de Datos para diseñar estrategias de abastecimientos y de seguridad.
f. Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para diseñar, implementar y desarrollar: programas, proyectos y eventos.
g. Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales.
h. Suministrar la información y datos personales de los Titulares a las Empresas Aliadas o personas que Gallagher encargue para realizar el procesamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente política.
i. Suministrar la información y datos personales de los Titulares a Empresas Aliadas para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles bienes y servicios de su interés, recibir ofertas de los titulares, invitar a la participación en programas, proyectos eventos, socializar políticas, proyectos, programas, resultados, cambios organizacionales, entre otros.
j. Realizar calificación de riesgo financiero, jurídico, comercial y de seguridad. Para esto, Gallagher podrá acceder, consultar, reportar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral e históricamente completa, el comportamiento del Titular como deudor, usuario, cliente, garante, endosante, afiliado, beneficiario, suscriptor, contribuyente y/o como titular de servicios financiero, comerciales o de cualquier otra índole.
k. La revelación, cuando la información deba ser entregada a un tercero para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de Gallagher o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la Ley.

6. Autorización por conducta inequívoca del titular

Gallagher podrá realizar el tratamiento de datos personales de titulares que hayan otorgado su autorización a través de conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que existe dicha autorización. En este sentido, Gallagher realizará el tratamiento de datos personales de titulares que otorguen su autorización a través de conducta inequívoca, en los casos en donde los titulares contacten directamente a Gallagher y remitan sus datos personales, para iniciar una relación comercial, contractual o laboral o para la atención de consultas, reclamos o peticiones, entre otros. En todo caso, los titulares conservarán su derecho del hábeas data frente a Gallagher y podrán hacer efectivos sus derechos en los términos indicados en este documento.

7. Consulta de política de tratamiento de datos personales y otra información

Los Titulares podrán consulta la política de tratamiento de datos personales y su aviso de privacidad en la página www.ajg.com.

8. Cambios en la política de privacidad

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portales web.

9. Almacenamiento de datos personales

El Titular autoriza expresamente a Gallagher para que éste almacene sus datos de la forma que considere más oportuna, siempre que cuente con medidas de seguridad que permitan la protección de los datos de los Titulares.

10. Medidas de seguridad para la protección de los datos personales y otra información

Las medidas de seguridad con las que cuenta Gallagher buscan proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, Gallagher de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance.
El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para los propósitos de almacenar y utilizar sus datos personales.

11. Derechos de los titulares

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente a Gallagher:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Gallagher, en su condición de responsable del tratamiento.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Gallagher, en su condición de Responsable del Tratamiento.
c. Ser informado por Gallagher previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

12. Procedimiento para ejercer los derechos al Habeas Data

Gallagher dispone de los medios y recursos para atender y gestionar las peticiones, consultas y reclamos de los titulares o sus causahabientes para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización. El medio de comunicación para este fin es el correo electrónico: col.habeasdata@ajg.com o a través de la línea de atención al cliente (601)3902533, en el horario de lunes a viernes de 8:00a.m. a 5:30 p.m.
En cualquier caso, también podrá acercarse a la dirección: Avenida Carrera 19 # 120-71. Oficina 513, Bogotá, Colombia.

13. Ejercicio de los derechos

a. Derecho de acceso

El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, Gallagher, garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:
i. La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.

ii. La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.

iii. La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber que tiene Gallagher, de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.
Gallagher garantiza el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos.

b. Consultas
Gallagher garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales Gallagher garantiza que existen medios de comunicación electrónica y telefónica.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

c. Reclamos
Gallagher garantiza el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicable. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:
i. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

ii. Si por alguna circunstancia Gallagher recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

iii. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene Gallagher, un texto que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicho texto deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

iv. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

d. Requisitos para la presentación de reclamos:
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por Gallagher señalados en el aviso de privacidad y en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente información:
i. El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.

ii. Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.

iii. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

iv. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

e. Rectificación y actualización de datos.
Gallagher tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
Gallagher tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho.
f. Supresión de datos. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Gallagher la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

i. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

ii. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

iii. Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Gallagher. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

i. Las solicitudes de supresión de la información no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

ii. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

iii. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, Gallagher, debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

g. Revocatoria de la autorización

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

Se tendrán dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que Gallagher, deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, recae sobre algunos tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para estudios de mercado.
Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria del consentimiento a Gallagher indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la revocatoria parcial deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.

14. Transferencia internacional de bases de datos

Con la aceptación de la presente política de datos, los Titulares aceptan expresamente que Gallagher envíe o transfiera datos a Empresas Aliadas ubicadas en otro país, para dar cumplimiento a las finalidades descritas en esta política de tratamiento de datos.
Gallagher garantiza que la transferencia de la información contará con un nivel adecuado de protección de datos y estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

15. Período de vigencia de la base de datos

Los datos personales incorporados en la Base de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados. A menos, que el titular contacte a Gallagher por los medios definidos en esta política y ejerza su derecho a la supresión o eliminación de sus datos personales.

16. Legislación vigente

La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así como las normas que las modifiquen o complementen.

El presente reglamento rige a partir de su fecha de publicación.

Representante Legal

Gallagher Consulting Ltda.

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